[Translate to Englisch:] BEDEUTUNG VON METADATEN

[] Was nützt die beste Beschreibung oder Anleitung, wenn der Mitarbeiter sie nicht findet? Oder wenn das Gefundene nicht zum Produkt passt? Oder wenn die Anleitung noch 20 weitere Varianten abdeckt?

Angesichts einer stetig steigenden Informationsmenge wird der zielgenaue Zugriff darauf immer wichtiger. Der Schlüssel dafür sind Metadaten. Also Daten, die die Inhalte der Dokumentation qualifizieren und bei der Recherche zum gewünschten Ziel führen.

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MULTITALENT METADATEN

Das Thema Metadaten ist aktuell hoch im Kurs. Dazu tragen unterschiedliche Tendenzen in der Technischen Dokumentation bei. Zum einen geht der Trend bei der Erstellung stark in Richtung Modularisierung. Um dabei den Überblick nicht zu verlieren, dienen Metadaten zur Klassifizierung und Organisation sowie zum Auffinden und Filtern der einzelnen Module.

Zum anderen spielen Metadaten die Hauptrolle bei zwei neuen Standards, die sich mit der Lieferung und Übergabe von Dokumentation beschäftigen: VDI 2770 und iiRDS.

Schließlich eignen sich Metadaten dazu, bei der Inhaltserstellung Redundanzen zu vermindern. Die Modularisierung stößt nämlich irgendwann an ihre Grenzen. Deshalb enthalten auch einzelne Module noch eine gewisse Variantenvielfalt. Hier helfen Metadaten dabei, diese Varianten in einem Modul auseinanderzuhalten und nach Bedarf herauszufiltern. Zwei unserer Kunden machen hiervon umfangreichen Gebrauch.

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VDI 2770

Die neue VDI-Richtlinie regelt die Übergabe produktbegleitender Dokumentation vom Hersteller zum Kunden. Herzstück dabei ist ein fester Satz an Metadaten pro Dokument. Diese Metadaten klassifizieren das Dokument, schaffen einen eindeutigen Bezug zum Produkt und enthalten weitere beschreibende Informationen.

Daneben bestimmt die VDI 2770 das Übergabeformat der Dokumente und ihre Organisation in Containern, auch über Lieferketten hinweg.

Die VDI 2770 ist eine Initiative der Prozessindustrie. Sie kann jedoch auch in vielen anderen Branchen und Industrien eingesetzt werden.

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IIRDS

iiRDS steht für Intelligent Information Request and Delivery Standard und entstammt dem iiRDS Konsortium unter dem Dach der tekom.

iiRDS standardisiert die Übergabe produktbegleitender Informationen mit dem Fokus auf Nutzerunterstützung. Ein iiRDS-Paket enthält dabei zum einen die Informationen selbst und zum anderen Metadaten zu diesen Informationen.

Die in iiRDS definierten Metadaten decken ein weites Spektrum an Themen ab. Beispiele sind etwa Informationsgegenstand, Produktlebenszyklusphase, notwendige Qualifikation, Ereignis oder Produktkomponente. Die meisten Metadaten sind optional. Dies erlaubt etwa eine Nutzung von iiRDS, auch wenn noch nicht alle Metadaten zur Verfügung stehen.

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VARIANTENMANAGEMENT

Der Nutzer wünscht sich eine Anleitung, die nur genau seine Produktvariante erläutert, der Produzent erstellt am liebsten ein Anleitung, die alle 7 Produktvarianten erläutert. So muss er gemeinsame Inhalte nur einmal pflegen.

Metadaten sind wieder der Schlüssel, um den vermeintlichen Widerspruch aufzulösen. Qualifiziert man in einer Gesamtanleitung die Varianten-spezifischen Inhalte mit geeigneten Gültigkeiten, so lassen sich die Anleitungen für die einzelnen Varianten automatisch „herausfiltern“.

Unsere Kunden Audi und Siemens Healthcare nutzen diese Technik sehr intensiv.

Audi variant management IVD at Siemens

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PI-MOD

PI-Mod ist ein Konzept zur Strukturierung von Technischer Dokumentation mit Schwerpunkt Maschinen- und Anlagenbau. Es entstand durch Zusammenarbeit verschiedener Unternehmen und kann kostenfrei genutzt werden.

Ein Kern von PI-Mod bildet die Modellierung von Metadaten, die unterschieden werden in Produkt-spezifische („P“) und Informationsart-spezifische („I“) Metadaten. PI-Mod geht dabei von Dokumentation aus, die aus einzelnen Modulen aufgebaut ist, denen wiederum die Metadaten zugeordnet sind.

Das Prinzip von PI-Mod wird heute in vielen Anwendungen und Redaktionssystemen eingesetzt.