Die standardisierte Erfassung von Dokumentation und die anschließende Verwaltung, Übersetzung, Publikation und Verteilung in einer heterogenen Systemwelt ist gegenwärtig eines der bedeutenden Rationalisierungspotenziale in Industrie und Verwaltung.

Dokumentation basiert heute noch oft auf proprietären Applikationen und Datenformaten. Die Erstellung, Pflege und Publikation geschieht weitgehend manuell. Autoren und Übersetzer verbringen wertvolle Zeit mit Formatierarbeiten. Gleichzeitig erhöht sich die Datenmenge, werden Produktzyklen verkürzt und die Wiederverwertung vorhandener Informationen gefordert.

Dafür bietet XML (Extensible Markup Language) ein Konzept, das zunehmend an Bedeutung gewinnt. Es ermöglicht die regelbasierte Erstellung von Dokumentation und ihre automatisierte Weiterverarbeitung für unterschiedliche Ausgabemedien. In manchen Industriebereichen, etwa der Automobilindustrie, ist es bereits fest etabliert. Eine große Zahl von Werkzeugen steht zur praxisgerechten Handhabung von XML zur Verfügung. Die wichtigsten Einsatzgebiete sind:

Technische Dokumentation aller Art: Flugzeug- und Fahrzeugdokumentation, Softwaredokumentation, Normen, Patente, CALS-Initiative

Verlagsindustrie: Nachschlagewerke, Loseblattsammlungen, Fachtexte, Gesetzestexte, Fachzeitschriften

WWW: Internet/Intranet-Inhalte auf Basis von XML publizieren