- Weniger Umfang – mehr Übersicht -

Art

Artikel (Abstract)

In

technische kommunikation 4/2005, S. 18 ff

Form

Fachartikel

Autor(en)

Bernhard Heiny, Volkswagen AG

Rüdiger Tillmann, Journalist

Leistungen DOSCO

DTD, SGML-Anwendung, Individualisierung, Druckprozessoren

Verwandte Themen

Fahrzeug-individuelle Bordbücher

Der Automobilhersteller Volkswagen hat sich zum Ziel gesetzt, dass Kunden im so genannten Bordbuch nur finden sollen, was sie auch bestellt haben. Bislang ist dieser Service allerdings den Käufern des Modells Phaeton vorbehalten. In Kürze werden aber auch Golf Plus-Fahrer in den Genuss eines Bordbuchs kommen, das zumindest teilweise individualisiert ist.

Definition „Individuelles Bordbuch“

Ein individuelles Bordbuch beschreibt nur diejenigen Funktionen und Ausstattungsmerkmale eines Fahrzeugs, die tatsächlich auch vorhanden sind. Das Bordbuch wird individuell zusammengestellt und gedruckt.

Zu Beginn der Entwicklung des individuellen Bordbuchs standen drei Anforderungen im Mittelpunkt:

Das Bordbuch soll ausschließlich das Auto mit den entsprechenden Features beschreiben, das der Kunde gekauft hat.

Der Umfang des Bordbuchs soll deutlich reduziert werden.

Die Übersichtlichkeit des Bordbuchs soll erhöht und einzelne Themen sollen leichter zu finden sein.

Die Umsetzung des Bordbuchs erfolgte in Zusammenarbeit mit der DOSCO Document Systems Consulting GmbH aus Heidelberg. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Konzeption und Realisierung XML/SGML-basierter Dokumentationsanwendungen.

Im ersten Schritt wurden eine Strukturanalyse der vorhandenen Dokumente und eine Überführung in eine vereinfachte SGML-Struktur durchgeführt, im zweiten Schritt eine komplett neue Redaktionsumgebung geschaffen, die alle Faktoren der Erfassung, Kontrolle, Übersetzung, Datenablage und Publikation für ein individuelles Bordbuch berücksichtigt. Die gesamte Anwendung wurde so konzipiert, dass aus den SGML-Dokumenten individuelle Bordbücher in einem vollautomatischen Prozess hergestellt werden können.

Der Inhalt eines Bordbuchs wird aus diesem Grund in Bausteine unterteilt. Die so genannten Module folgen dabei einem dreistufigen strukturellen Aufbau. Durch die Aneinanderreihung aller Module entsteht ein Gesamtdokument, das alle Merkmale eines Fahrzeugmodells beschreibt.

Neues Verständlichkeitsmodell

Parallel zum individuellen Bordbuch wurde ein neues Verständlichkeitsmodell für den Aufbau des Bordbuchs entwickelt. Das Drei-Stufen-Konzept führt den Leser schrittweise in die Thematik ein. Die erste Stufe mit Titel, Kurzinformation und Bild liefert die wichtigsten Daten und Fakten. Die zweite Stufe enthält Handlungsanweisungen, die dritte Stufe alle weiteren Informationen. Der Leser entscheidet dabei, wie viel Information er benötigt. Hat er bereits in der ersten Stufe die gewünschte Hilfe erhalten, braucht er nicht weiterzulesen.

Die Festlegung auf die Struktur des Drei-Stufen-Konzepts unterstützt das Layout. Die Schriftgröße nimmt von Stufe zu Stufe ab. Das Layout wird im vollautomatischen Druckprozess hinzugefügt. Eine Kontrolle durch den Autor oder den Übersetzer ist möglich, meist aber nicht erforderlich.

Abb. 1: Beispiel für das Layout des Drei-Stufen-Konzepts

Jedes einzelne Modul bildet eine in sich geschlossene inhaltliche Einheit. Es bezieht sich im Text nicht auf vorhergehende oder nachfolgende Module. Verknüpfungen werden ausschließlich über Querverweise hergestellt. Die Eigenständigkeit der Module garantiert, dass aus dem Gesamtdokument heraus beliebig viele verschiedene individuelle Dokumente zusammengestellt werden können.

Alle Module werden zusätzlich mit Verwendungsinformationen versehen, über die das Hinzufügen beziehungsweise Fehlen im Bordbuch gesteuert wird. Die SGML-Struktur wurde hierzu erweitert und der Editor entsprechend eingerichtet. Der Autor wählt die Verwendungsinformationen aus einer Liste und muss keinen Freitext eingeben. Die Informationen können eine oder mehrere Eigenschaften, aber auch Marktspezifikationen betreffen. Module ohne Verwendungsinformation sind allgemein gültig und werden in jedem Bordbuch eingesetzt. Mögliche Verwendungsinformationen sind zum Beispiel folgende Angaben:

Gilt für Fahrzeuge mit elektrisch einstellbaren Sitzen

Gilt für Fahrzeuge mit Massagesitz und Lederpolsterung

Gilt für den Markt Kanada

Die Individualisierung erfolgt über einen speziell konzipierten und programmierten Filter. Das Gesamtdokument wird Modul für Modul gescannt und mit den technischen Daten des Fahrzeugs verglichen. Über die Verwendungsinformationen werden so nicht benötigte Module herausgefiltert. Das Ergebnis ist ein auf das einzelne Fahrzeug abgestimmtes, individuelles Dokument.

In der Automobil-Produktion beschreibt ein Datensatz jedes Fahrzeug. Der Datensatz beinhaltet alle Informationen über die verbauten Teile. Diese Daten werden den Verwendungsinformationen der Module zugeordnet.

Neue Anforderungen für Technische Redakteure

Die Qualität des individuellen Bordbuchs steht und fällt mit der Qualität des Autors. Der Technische Redakteur muss alle Ausstattungsmerkmale des Fahrzeugmodells und deren Varianten hinsichtlich einer möglichen Individualisierung kennen. Er trifft die Entscheidung, welche speziellen Merkmale gemeinsam und welche getrennt voneinander beschrieben werden. Nur so ist die Unterteilung in die beschriebenen eigenständigen Module möglich. Im Rahmen der Texterstellung muss er seine Kenntnisse kontinuierlich einfließen lassen und überprüfen. Diese besondere Verantwortung ist entscheidend für die Qualität der Individualisierung.

Das Starten des Motors muss möglicherweise in vier Versionen beschrieben werden:

Benzinmotor mit Schaltgetriebe

Benzinmotor mit Automatikgetriebe

Dieselmotor mit Schaltgetriebe

Dieselmotor mit Automatikgetriebe

Das Fahrzeug verfügt aber in diesem Fall immer nur über eine Version. Der „normale“ Redakteur würde den Startvorgang in einem Text zusammenfassen. Der „individualisierte“ Redakteur muss vier eigenständige Texte erstellen.

Darüber hinaus stellt die neue Redaktionsumgebung den Autor vor neue Anforderungen. Die perfekte Beherrschung der Software mit allen Möglichkeiten und Konventionen ist Grundvoraussetzung. Einmal erlernt, bietet die Umgebung jedoch viele Vorteile. Die Document Type Definition, kurz DTD, enthält zum Beispiel viele semantische Elemente. Dadurch können Konventionen für Formulierungen des Autors mit bestimmten SGML-Elementen verknüpft werden. Diese Unterstützung ist für ihn überschaubarer und leichter zu verarbeiten als Anweisungen, die das Gesamtdokument betreffen.

Dem SGML-Element „Handlung“ sind folgende Konventionen für den Redakteur zugeordnet:

Aufforderungscharakter

Kurze Formulierung

Handlungen gruppieren

Die Frage des Lesers „Was muss ich tun?“ beantwortert SGML einfach mit <handlung>Öffnen Sie die Motorhaube.</handlung>. Das Konzept unterstützt also auch die Einheitlichkeit der Formulierungen.

Das Erfassungs-Werkzeug des Redakteurs für die SGML-Daten ist der Epic-Editor von Arbortext. Zusätzlich zur Anzeige von Bildern, Fahrzeugsymbolen und Tabellen werden die generierten Texte in der gewünschten Sprache angezeigt. Der Epic-Editor wurde an die DTD der Anwendung angepasst. Zahlreiche Funktionen wurden speziell mit ACL-, C++- und Java-Techniken geschrieben:

Das Einfügen von Bildern unterstützt ein Dialog, der die Auswahl aus einer Liste oder einer Bilddatenbank ermöglicht. Das ausgewählte Bild wird dann über eine Entity-Referenz eingebunden.

Für die Eingabe komplexer Elemente bieten sich dem Autor spezielle Eingabehilfen an.

Das Setzen von Querverweisen erfolgt automatisch per Mausklick.

Weitere Features sind Prüffunktionen, mit denen der Autor das Dokument zum einen auf Konsistenz und zum anderen auf die Einhaltung von Konventionen überprüfen kann – eine für die Individualisierung besonders wichtige Anforderung. Das Dokument ist ein Gesamtdokument, das die Grundlage für eine große Anzahl individueller Dokumente bildet. Diese Dokumente sind später einzeln nicht mehr überprüfbar.

Der Übersetzer erhält das Quellsprachen-Dokument in SGML-Form und liefert das Zielsprachen-Dokument ebenfalls in dieser Form ab. Beide Formen entsprechen der DTD der Anwendung. Hilfsfunktionen sorgen dafür, dass sich die Strukturen von Quelle und Ziel nicht unterscheiden. Auf diese Weise wird die Verwendung identischer Prozesse für alle Sprachversionen sichergestellt.

Das Translation-Memory-System wurde in enger Abstimmung der beteiligten Unternehmen Trados, DOSCO und Volkswagen unter Berücksichtigung aller SGML-relevanten Faktoren speziell für die Anforderungen individualisierter Bordbücher eingerichtet.

Die Produktion der fahrzeugindividuellen Bordbücher erfolgt vollautomatisch. Der Druckprozessor ist mit einer Black Box zu vergleichen, die SGML-Dokumente aufnimmt und als druckfertige PDF-Dokumente wieder ausgibt.

Der Prozessor kann jedes zur DTD der Anwendung konforme SGML-Dokument verarbeiten. Das gilt sowohl für jedes individuelle Dokument als auch für das Gesamtdokument. Der Druckprozessor unterstützt west- und osteuropäische Sprachen einschließlich Russisch und Griechisch. Zusätzlich können auch die Umschlagseiten generiert und vollautomatisch produziert werden.

Wie bereits beschrieben ist eine Layout-Kontrolle durch den Autor oder den Übersetzer möglich, normalerweise aber nicht erforderlich. Layout-Korrekturen von Hand finden nicht statt.

Abb. 2: Layout-Beispiel

Die Realisierung des Druckprozessors wurde auf Basis von Adobe FrameMaker+SGML durchgeführt. Um die hohen Anforderungen an das Layout zu erfüllen, erfolgte die komplexe Programmierung auf Grundlage des FrameMaker Developers Kit. Die FrameMaker-Anpassung beinhaltet ausschließlich die Formatierung für den Druck und ist nicht für die Eingabe ausgelegt.

Der Druckprozessor bietet unter anderem folgende Funktionen:

Das Stichwortverzeichnis für das Bordbuch wird aus Informationen in speziellen SGML-Elementen erzeugt.

Die Bordbücher sind in einzelne Hefte untergliedert. Um den Lesern eine weitere Suchfunktion anzubieten, generiert der Druckprozessor zusätzlich ein übergreifendes Stichwortverzeichnis, das die Informationen aller Hefte enthält.

Die Fremdsprachenunterstützung umfasst den gewünschten Zeichensatz, die Verwendung der generierten Texte, die passende Silbentrennung und Sortierung des Stichwortverzeichnisses.

Für die Bordbuchanwendung wurden die Fahrzeugsymbole als spezielle Schriften umgesetzt, die sich im Gegensatz zu Bildern in der Größe automatisch an die Umgebung anpassen und in beliebiger Farbe dargestellt werden können.

Innovatives Redaktionssystem

Die beschriebene Anwendung zur Erstellung individueller Bordbücher ist in das auf einer Datenbank basierten Redaktionssystem LIVAS3/MOVE integriert. Der Gesamt-Workflow beinhaltet alle Schritte vom Auftrag bis zur fertigen Publikation. Die Abbildung bietet eine Übersicht der eingesetzten Werkzeuge.

Abb. 3: Werkzeuge des Redaktionssystems LIVAS3/MOVE

Das Redaktionssystem ermöglicht durch eine intelligente Datenaufbereitung die Bedienung zahlreicher Zielformate. Ein Konverter überträgt beispielsweise die SGML-Dokumente automatisch in das Word-Format. Der SGML/XML-Browser Multidoc-Pro wurde angepasst und unter anderem in die Translators Workbench eingebunden. Hier bietet er den Übersetzern eine formatierte Ansicht der Dokumente, was insbesondere bei Tabellen hilfreich ist. Ebenso ist die Konvertierung der Daten in HTML und PDF möglich.

In Kürze wird Volkswagen das erste teilindividualisierte Bordbuch ausliefern. Ab dem Sommer erhält der Käufer eines Golf Plus ein Bordbuch, das entweder nur Modelle mit Benzin- oder nur mit Diesel-Motoren beschreibt. Je nachdem welche Version er bestellt hat. Der Phaeton bleibt bis auf weiteres das einzige Modell des Konzerns, dessen Bordbuch die Möglichkeiten der Anwendung zur Erstellung individualisierter Literatur voll ausnutzt. Sollte sich die Teilindividualisierung in der Praxis bewähren, ist die Ausweitung auf Volumenmodelle nur noch eine Frage der Zeit. Folgende Aufgaben sind allerdings noch abschließend zu lösen:

Der Just-in-time-Prozess für Produktion und Anlieferung der Bordbücher muss aufgebaut werden. Damit sie, wie auch die Ausstattungen der Fahrzeuge, zur richtigen Zeit an die richtige Stelle des Montagebands geliefert werden.

Die Archivierung und Wiederherstellung von individuellen Bordbüchern muss gesichert sein.

Alle Änderungen am Fahrzeug müssen zeitgleich in das Gesamtdokument eingepflegt werden.

Das Redaktionssystem hat seinen Belastungstest bereits bestanden. Schon heute werden zahlreiche Bordbücher, Werkstattinformationen und Servicepläne als Gesamtdokumente mit LIVAS3/MOVE erstellt. Auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sind die ersten Synergieeffekte sichtbar. Die Daten werden für klassische Printmedien, interaktive Anwendungen und als Basis für Online-Applikationen genutzt.

Braucht der Kunde ein individuelles Bordbuch? Repräsentative Antworten auf diese Frage liegen nicht vor. Die Technik und damit auch die Bedienung moderner Fahrzeuge werden immer komplexer, die Ausstattungen immer umfangreicher. Die zusätzlichen Anforderungen an Technische Dokumentationen verwandeln die Publikationen in unhandliche Wälzer. Individualisierungen sind ein wirksames Mittel Umfänge zu reduzieren und Übersichtlichkeit zu verbessern. Der Mehrwert für den Kunden ist unübersehbar. Volkswagen ist Vorreiter in diesem Bereich, kein anderer Automobilhersteller legt zurzeit individuelle Bordbücher auf. Die Anwendung zur Erstellung fahrzeug-individueller Bordbücher bietet aus technischer Sicht alle Möglichkeiten auf das Fahrzeug zugeschnittene Bordbücher zu realisieren. Das Informationsspektrum für den Kunden wird erweitert. Die Entscheidung, wann und in welcher Ausprägung diese Möglichkeiten zum Einsatz kommen, wird, wie so oft, über die Wirtschaftlichkeit entschieden werden.

Bernhard Heiny (57) ist Unterabteilungsleiter der Abteilung „Informations- und Dokumentenmanagement“ und verantwortlich für den Bereich Kundeninformationen bei der Volkswagen AG.

Rüdiger Tillmann (39) ist Inhaber von JOLE COMMUNICATION, einer Agentur für Kommunikation und Presse- und Medienarbeit. Seit 2002 arbeitet der Journalist für die Volkswagen AG und erstellt unter anderem zielgruppengerechte Publikationen für die Bereiche „Technische Redaktion“ und „Bedienungsanleitung“.